Vì sao 99% các dự án không đội vốn thì cũng trễ hạn?

Tiến sĩ Bent Flyvbjerg, nhà địa lý kinh tế hiện dạy tại Đại học Oxford, là chuyên gia tư vấn lập kế hoạch và quản lý "siêu dự án" - cách ông gọi những dự án cần ít nhất 1 tỉ USD đầu tư. Trong quyển sách vừa xuất bản, How Big Things Get Done (tạm dịch: Những điều lớn lao được hoàn thành thế nào) viết chung với nhà báo người Canada Dan Gardner, Flyvbjerg đã chỉ ra vì sao có siêu dự án đội vốn và không hoàn thành đúng tiến độ, nhưng cũng có những công trình đạt được mọi chỉ tiêu đề ra.

Trong cơ sở dữ liệu khổng lồ gồm hơn 16.000 dự án - từ những tòa nhà chọc trời, sân bay, bảo tàng, phòng hòa nhạc, đến lò phản ứng hạt nhân, đường sá và đập thủy điện, tại 136 quốc gia - mà Flyvbjerg thu thập và phân tích, 47,9% hoàn thành đúng ngân sách, 8,5% vừa đúng tiến độ vừa không đội vốn, và 0,5% đúng hẹn, đúng mức đầu tư và mang lại lợi ích đúng như mong muốn.

Con số 0,5% dự án hoàn hảo cũng đồng nghĩa 99,5% số dự án hoặc là tốn kém hơn, lâu hoàn thành hơn, và cho lợi ích thấp hơn dự kiến. Flyvbjerg gọi đấy là "nạn nhân" của "Quy luật không thay đổi được của siêu dự án", và điểm mặt chỉ tên hàng loạt trong quyển sách của mình. 

Chẳng hạn, Big Dig, dự án đường cao tốc ở trung tâm Boston (Mỹ), hoàn thành chậm hơn dự kiến 8 năm và đội vốn hơn 5 lần (15 tỉ USD so với kế hoạch 2,6 tỉ) hay sân bay Brandenburg ở Berlin (Đức) hoạt động muộn hơn 10 năm so với dự kiến (khởi công năm 2006 nhưng tới 2020 mới xong).

Có nhiều lý do khiến một siêu dự án không thể hoàn thành đúng kế hoạch, tiêu đúng số tiền được dự chi, như hoàn cảnh địa lý, kinh tế, xã hội, tham nhũng, tình hình tài chính toàn cầu, các tình huống phát sinh ngoài ý muốn. 

Nhưng trong sách, Flyvbjerg tập trung vào những nguyên nhân phổ quát chi phối sự thành bại của mọi dự án ở bất kỳ đâu. Theo ông, điều trớ trêu của các siêu dự án trễ tiến độ là những người liên quan đã không dành đủ thời gian để lập kế hoạch trước khi thực thi. Vì vậy, công thức thành công ở đây là nghĩ chậm để có thể làm nhanh.

Ví dụ, tòa nhà Empire State (New York) hoàn thành đúng thời hạn (1-5-1931) và chỉ tiêu hết 83% ngân sách dự kiến (41 triệu USD so với 50 triệu) nhờ "được hoàn thiện trên giấy trước cả khi khởi công". Kiến trúc sư trưởng William Lamb (1883-1952) theo sát việc thiết kế, yêu cầu mọi chi tiết phải tính đến thời hạn và ngân sách xây dựng. 

Một câu chuyện thành công khác: kiến trúc sư Frank Gehry (nay đã 94 tuổi) thử nghiệm mọi thiết kế và tinh chỉnh mọi mô hình trong studio của mình suốt 2 năm trước khi bắt tay xây Bảo tàng Guggenheim Museum Bilbao (Tây Ban Nha). Sự chuẩn bị tỉ mẩn này giúp kỳ quan kiến trúc này hoàn thành đúng hạn vào năm 1997 và không xài hết ngân sách 100 triệu USD được duyệt.

Flyvbjerg xem cả hai là minh chứng cho chiến lược "nghĩ chậm, làm nhanh". Kế hoạch có táo bạo đến đâu, ngân sách có rủng rỉnh đến mấy và những người liên quan có hào hứng thực thi đến cỡ nào thì một siêu dự án cũng có nguy cơ thất bại vì không chuẩn bị đủ kỹ. 

Chẳng hạn, "Tuyến đường sắt dẫn đến hư vô" ở New York, kế hoạch đầy tham vọng để dân Mỹ đi từ Los Angeles đến San Francisco nhanh hơn đi máy bay. Được thông qua năm 2008, dự án dự kiến hoàn thành 2020 với tổng đầu tư 33 tỉ USD. 

Khi quyển sách được xuất bản (2-2023), kế hoạch đã đổi vài lần, hoãn ba bốn bận, điều chỉnh vốn mấy lượt (mới nhất là tăng lên 128 tỉ USD) nhưng vẫn dở dang và tương lai chưa biết thế nào.

Nói về lên kế hoạch tỉ mẩn, có thể học theo Pixar, hãng hoạt hình có hơn 20 sản phẩm thành "hit" liên tiếp: lặp đi lặp lại nhiều lần tất cả các khâu chuẩn bị, chi tiết nhất có thể, trước khi bắt tay vào sản xuất. 

Một lời khuyên khác: mọi thứ lớn lao đều được làm từ những thứ nhỏ bé, như những mẩu xếp hình lego có thể dựng nên những công trình to cỡ nào cũng được. Trong xây dựng hiện tại, "lego" với Flyvbjerg là "mô đun hóa": mọi thứ đều có thể được xây từ những cấu phần nhỏ hơn, như siêu nhà máy (gigafactory) với tổng diện tích sàn 500.000 m2 của Tesla ở Neveda (Mỹ) - mỗi nhà máy con chính là mẩu lego của tổng công trình.

Còn một điều mà Flyvbjerg muốn nhắn nhủ: từ "siêu dự án" cũng có nghĩa tương đối - với một người phải gom góp cả chục năm, sửa nhà rõ là siêu dự án. 

Vì vậy, dù là xây nhà máy hạt nhân, sân vận động Olympics hay đại trùng tu nhà bếp, chỉ cần lên kế hoạch thật kỹ, cẩn thận với từng bước nhỏ nhất, là đã có thể tránh sa vào vết xe đổ của những đại công trình đội vốn, trễ hạn.