Đừng để AI làm mất khí thế họp hành

Ngoài ghi âm và "rã băng" thành văn bản, các ứng dụng AI hiện tại còn có thể lọc bỏ những tiếng "ờm", "à", hay những phút lạc đề đầy nhân văn như thảo luận về tiệm bún riêu ngon gần công ty. Điều này giúp những người dự họp có thể tập trung vào cuộc thảo luận thay vì phải vừa nghe vừa ghi chép hối hả. Những người dễ mất tập trung khi ồn ào cũng có thể đọc lại biên bản nếu bỏ lỡ gì đó.

Thế nhưng, theo nhà nghiên cứu công nghệ và tác giả sách Alexandra Samuel, mặt trái lớn nhất của việc có thư ký AI nghe không sót một câu, chép không thiếu một từ là bầu không khí tự nhiên của cuộc họp hay buổi thảo luận cũng bốc hơi theo.

Khi biết trước mọi điều mình nói ra sẽ thành giấy trắng mực đen ngay sau khi cuộc họp kết thúc, nhiều người bỗng hóa thành những diễn giả TED Talk bất đắc dĩ, nói năng chỉn chu, thận trọng, ngữ điệu gọt giũa kỹ càng, làm mất đi cái sự ngẫu hứng đôi khi mới chính là mỏ vàng ý tưởng. Một số khác thì tận dụng thời cơ để phát biểu càng nhiều càng tốt, để biên bản giấy trắng mực đen chứng tỏ mình đã nhiệt tình tham gia đóng góp.

Viết trên The Wall Street Journal, Samuel lấy một ví dụ cá nhân: có lần cả nhóm vừa di chuyển trên ô tô vừa trao đổi tìm ý tưởng (brainstorm) rất sôi nổi, cô nảy ra ý định bật ghi âm để lưu lại. 

Kết quả, cuộc trò chuyện tự nhiên, khí thế lập tức hóa thành bản tin thời sự - ai cũng phát biểu rõ ràng, xếp hàng ngăn nắp từng ý một và vui lòng phát âm tròn vành rõ chữ cho AI đỡ vất vả. Cái giá phải trả cho một bản ghi chuẩn chỉnh là đánh mất những ý tưởng có thể đã nảy sinh từ những phút ngẫu hứng.

Ngoài ra, theo Samuel, cứ ỷ lại chuyện có ghi âm sẽ khiến thói quen ghi chú cá nhân mai một. Tự ghi chép lúc nào cũng giúp nhớ tốt hơn là phụ thuộc vào văn bản dài và vô hồn sau đó. Đáng ngại nhất, nhà nghiên cứu công nghệ này cho rằng niềm tin giữa các đồng nghiệp đang âm thầm bị bào mòn. 

Trước đây, một cuộc họp dù quan trọng đến đâu, cũng không chỉ là trao đổi công việc. Đó còn là nơi nuôi dưỡng những mối quan hệ mềm, nơi người ta gật gù đồng tình vì cùng thích một quán cà phê mới mở hay cười khúc khích vì ai đó kể chuyện dở khóc dở cười. 

Khi mọi lời nói đều có nguy cơ bị đóng đinh vào biên bản điện tử, những cuộc trò chuyện ngoài lề, vốn quan trọng không kém, bỗng trở nên hiếm hoi và dè dặt.

Viết trên Harvard Business Review, giáo sư hành vi tổ chức Mark Mortensen phân tích rằng việc ghi âm và chép lại mọi cuộc họp làm tổn hại nghiêm trọng tới "tâm lý an toàn", vốn được dự án nghiên cứu về làm việc nhóm Google's Project Aristotle xác định là then chốt cho sự thành công của một tập thể. 

Cụ thể, tâm lý an toàn là cảm giác cho phép thành viên thoải mái mạo hiểm, đề xuất ý tưởng mới, và chấp nhận mắc lỗi. Khi cuộc họp bị ghi âm và nguy cơ chia sẻ ra ngoài tăng cao, người tham dự sẽ tự nhiên thu mình lại, chỉ nói những điều an toàn, làm nghèo đi nguồn nguyên liệu quý giá cho đổi mới sáng tạo. 

Ông kể lại một trải nghiệm thực tế: khi ông nhờ AI tóm tắt một cuộc họp, hệ thống này đã nhầm lẫn, biến cuộc trò chuyện về... gạch ốp tường thành một danh mục công việc cần thực hiện. Một chi tiết tưởng nhỏ nhưng cho thấy AI không đủ khả năng phân biệt đâu là nội dung cần ghi, đâu là chuyện phiếm cá nhân.

Vậy thì giờ phải làm sao, tận dụng hay quay lưng với công nghệ? Giáo sư Mark Mortensen khuyên các lãnh đạo nên tự đặt những câu hỏi trước khi quyết định ghi âm: Tại sao cần ghi lại? Cuộc họp này có tính quyết định, hay chỉ là buổi brainstorm vui vẻ? Liệu người tham dự có cảm thấy không an toàn nếu biết rằng mọi lời nói của họ đều có thể bị lưu trữ và chia sẻ? Và ai là người tham dự, liệu có sự chênh lệch quyền lực khiến việc ghi âm làm gia tăng rủi ro tâm lý cho những người yếu thế hơn? 

Tất cả những câu hỏi đó, theo ông, cần được cân nhắc cẩn trọng thay vì đơn giản bấm nút như một phản xạ máy móc.

Còn Alexandra Samuel cho rằng dù đã có AI chép lại, mỗi người vẫn nên tự ghi chú những điều mình thấy quan trọng. Điều này vừa giúp ghi nhớ tốt hơn, vừa tạo ra lớp bảo hiểm cá nhân nếu bản ghi AI có lỡ tay bịa chuyện. 

Cuối cùng, bản tóm tắt do AI tạo ra cũng cần được rà soát cẩn thận bởi người thật, bởi chỉ có con người mới biết đâu là ý chính cần lưu lại, đâu là văn mẫu nên bỏ đi.

Nếu có ngày bạn nhớ nhung những buổi họp nơi mọi người vừa cười vừa nghĩ ra ý tưởng điên rồ nhất, đừng vội trách thời thế. Hãy nhớ rằng, đôi khi, những điều tuyệt vời nhất lại nảy sinh từ những khoảnh khắc không ai kịp bấm nút ghi âm.