Sóng cả và tay chèo

Một công ty sản xuất nằm trong phần đầu của chuỗi cung ứng, nhưng không được là nhà cung cấp nguyên liệu thì sự tồn tại gần như phụ thuộc vào khách hàng. 

Không tạo ra sản phẩm của riêng mình, những doanh nghiệp này khó có khả năng xoay xở khi đơn hàng từ 3-4 khách hàng lớn đột ngột giảm, vì muốn có một khách hàng mới, tìm kiếm chạy vạy một năm đã là nhanh tới đáng mơ ước.

Ảnh: MIT Sloan

Mọi dự báo đều không còn giá trị

Đấy là câu chuyện chung của những công ty sản xuất chế tạo vừa và nhỏ, vốn chỉ chuyên gia công linh kiện, chi tiết cơ khí… cho các nhà máy lắp ráp sản phẩm điện gia dụng, máy văn phòng, cụm chi tiết xe hơi… nước ngoài tại Việt Nam từ khoảng tháng 7-2020 trở đi tới hết năm vừa rồi.

Năm tài chính đa số theo khách hàng, bắt đầu từ tháng 3, nên chỉ mới hết quý 1-2020, khi cả thế giới đóng cửa vì COVID, nhiều công ty rơi vào tình trạng chỉ mới hoạt động có 3 tháng. 

Tất cả mọi kế hoạch, dự báo đều không còn giá trị, có khách hàng còn ghi rõ trên các dự báo 3 tháng: “Dự báo này có thể thay đổi giảm bất cứ lúc nào vì tình hình ảnh hưởng của dịch bệnh”.

Bi đát hơn, các bộ phận kho vận còn không biết ngày mai sẽ có được ra ngoài đường để giao nhận hàng hóa và phải bổ sung các điều kiện an toàn gì mới được hoạt động - đồng nghĩa với chi phí tăng lên. Tức là một lúc không có đầu ra và tất cả các chi phí đầu vào đều tăng. Đáng lo hơn, không ai biết trước tình hình đấy sẽ kéo dài đến bao lâu. 

Tình huống này, khó có chương nào, bài nào của các khóa MBA cung cấp phương cách giải quyết. Và đấy là bài toán sinh tử của những công ty vừa và nhỏ, như công ty nơi người kể câu chuyện này phụ trách gần một nửa doanh số.

Ban đầu là giảm và cắt hết tăng ca, kế tiếp là nghỉ tất cả các thứ bảy và có thể luôn cả thứ sáu. Tiền điện cho các ngày nghỉ đấy cũng bù phần nào cho các khoản phát sinh do giãn cách. Tác dụng của các khoản quỹ dự phòng rủi ro bây giờ mới phát huy khi nguyên tắc là không trễ lương dù chỉ một ngày vẫn được áp dụng.

Nhân viên nhờ đó mà cũng phần nào yên tâm, dù thu nhập giảm đến 30-40%, giữ được các nhân sự nòng cốt trong thời điểm này là một điều không dễ. 

Các bộ phận kỹ thuật và bán hàng có thời gian rảnh rỗi để soát lại toàn bộ các dự án tiềm năng, bao gồm những dự án trước đây xếp thứ tự ưu tiên hạng nhì, rồi vạc đến hạng ba. Doanh số ít, độ khó cao, lợi nhuận thấp, tất cả đều phải lôi ra tính toán lại.

Đến tháng 9 thì tình hình lên đến đỉnh điểm khi doanh số thấp nhất trong vòng 3 năm và tình hình dịch bệnh chưa có dấu hiệu dừng lại ở châu Âu và Nhật Bản, nơi tập trung những khách hàng chính của công ty. Không thể nói là ban lãnh đạo không run sợ khi mà toàn bộ các công ty con khắp châu Á chỉ còn mỗi nhà máy Việt Nam chưa báo lỗ tháng thứ 5 liên tiếp.

Thay đổi để sinh tồn

Gồng gánh thêm một tháng nữa rồi tất cả nhân viên có chức danh trong công ty buộc phải giảm lương đến hết năm tài chính, và tất cả các khoản chi - ngoài tiền mua nguyên vật liệu - đều bị từ chối duyệt. Công nhân ở xưởng ngoài nỗi lo đứt việc còn thêm nguy cơ dương tính virus rình rập, khi hằng ngày vẫn phải di chuyển qua các tỉnh vùng dịch.

Rất khó có thể có thêm bất cứ khách hàng mới nào trong thời điểm này để trang trải một phần doanh số, và việc tiết kiệm chi phí cũng có một điểm tới hạn không thể vượt quá. Tình huống vào thời điểm tháng 10 như một cuộc thi lặn, mà trong đó ai nín thở lâu hơn thì cơ hội sống sót cao hơn. 

Và để có thể nín thở lâu hơn, ngoài các giải pháp quản trị chắt bóp, điều quan trọng là phải giữ bình tĩnh, không để loạn nhịp, trong đó có cả liệu pháp tinh thần, tự nhủ “mình vậy là đang rất ổn so với các doanh nghiệp khác ngành và cả các đối thủ cạnh tranh”.

Tia sáng cuối đường hầm rốt cuộc cũng le lói khi thị trường lớn nhất, Trung Quốc, qua cơn hiểm nghèo và bắt đầu xây dựng lại tồn kho - chỉ là để đắp đầy tồn kho trở lại thôi, chứ chưa phải là nhu cầu thực của thị trường, nhưng chừng đó cũng đủ để nhiều doanh nghiệp gia công của Việt Nam có chút oxy để thoát khỏi điểm tới hạn.

Từ tháng 11 trở đi, đơn hàng bắt đầu có lại và khách hàng cũng gửi cho những dự báo sản lượng sáng sủa và chắc chắn hơn. 

Ảnh: Teldat

Vừa hoàn hồn đôi chút, câu chuyện chi phí kho vận và giá nguyên vật liệu tăng vọt do thiếu container rỗng và thị trường Trung Quốc khát nguyên liệu lại làm các nhà máy lên ruột khi các tác động đội giá thành lên 15-25% - tức vượt tỉ suất lợi nhuận thông thường.

Từ không có việc làm chuyển sang làm không có lời, dù sao cái ít tệ hơn vẫn là niềm hạnh phúc. Biến quá rồi cũng phải đến lúc thông, những dự án nhỏ và siêu nhỏ cũng là một cửa nữa để sống sót, những khách hàng châu Âu mới vốn quen sử dụng nguồn linh kiện từ công ty mẹ phân phối sang, nay bị đứt nguồn cung ứng vì vấn nạn kho vận đôn đáo tìm nguồn nội địa thay thế.

Các khách hàng châu Á thì áp dụng chính sách cố định một phần chi tiêu không mua hàng Trung Quốc để tránh rủi ro. Nhà cung cấp trong khu vực ASEAN sẽ cạnh tranh nhau giành phần đó, cơ hội kiểu đấy không thể bỏ qua. 

Đã có chuẩn bị trước từ lúc giãn cách xã hội hồi tháng 5, cẩn thận từ những báo giá chi tiết chỉn chu, chấp nhận làm mẫu không tính phí, những dự án kiểu này biến thành đơn hàng sản xuất hàng loạt nhanh hơn thông thường và danh sách khách hàng mới nhờ vậy tăng lên, dù doanh số từ đấy không nhiều.

Cần phải tiếp cận nhiều khách hàng kiểu đấy hơn nữa đồng nghĩa phải chịu đi xa hơn, sâu hơn đến những khu công nghiệp mới mở. Đói thì đầu gối phải bò, chuyển văn phòng xa trung tâm hơn, nhưng gần các nhà cung cấp hơn để tiết kiệm chi phí vận tải, bù vào đấy, vẫn cần mạnh dạn tuyển thêm nhân viên để tìm kiếm khách hàng mới, cho ngành hàng mới, chứ không phải đợi thị trường phục hồi hoàn toàn.

Vẫn là câu hỏi con người

Câu chuyện lại vẫn quay về vấn đề việc thiếu hay người thiếu. Một nhân sự có hiểu biết về quy trình vận hành trong một nhà máy lắp ráp thành phẩm, có kiến thức về bán hàng công nghiệp hóa ra lại là vấn đề không đơn giản khi đa số cử nhân kinh tế, kỹ sư bán hàng đều một mực tin rằng để bán hàng tốt cần có quan hệ tốt với khách hàng, chăm gặp gỡ lắng nghe và cần thiết thì chi hoa hồng cao hơn.

Kinh nghiệm bán hàng của các bạn chưa đủ để hiểu rằng cái các bạn sẽ bán không phải là một con ốc vít, một cái lò xo hay một chi tiết dập kim loại… mà là cả một quy trình hệ thống bảo đảm chất lượng và giao hàng đúng hẹn. 

Không thể cộng thêm vài phần trăm vào giá để mong người mua bỏ qua những chuẩn mực đấy, vì cũng không cá nhân quyết định mua hàng nào dám nhận khoản hoa hồng đấy để đứng ra chịu trách nhiệm khi có vấn đề chất lượng xảy ra.

Nếu hư hỏng phát hiện tại xưởng khách hàng - chi phí bồi thường là gấp 10 lần, nếu phát hiện trước khi được sử dụng là 100 lần, còn đến tay khách hàng sẽ là xấp xỉ 1.000 lần giá trị một đơn hàng. 

Nghĩa là doanh số bán 1 năm cho khách hàng đó không đủ bù chi phí bồi thường. Câu chuyện đã xảy ra năm rồi với chính công ty tôi khi chi phí bồi thường cho một đơn hàng 70 USD là 145.000 USD.

Trong kiểm soát chất lượng, đó chính là khái niệm “tỉ lệ sai sót 1 phần triệu” quy đổi ra tiền. Điểm mấu chốt là công ty của bạn có sẵn một nền tảng kỹ thuật và kiểm soát hệ thống tốt hay không. 

Vai trò của bạn là giới thiệu và chứng minh thực tế này với khách hàng qua kỹ năng tìm kiếm thông tin, hỏi đúng câu hỏi và đúng người trả lời, những thứ mà yếu tố chính xác, logic và truy tích được phải đặt lên hàng đầu.

Ngay đến cả nhân viên của các công ty tuyển dụng cũng hầu như không phân biệt thế nào là người bán hàng tiêu dùng, thế nào là kỹ sư bán hàng công nghiệp phụ trợ. 

Chưa kể việc đầu quân cho một công ty hầu như không xuất hiện ở bất cứ quảng cáo nào trên truyền thông thường không mấy khi làm các bạn trẻ hứng thú, sau khi đã bỏ công trình bày một CV rất thu hút về khả năng tìm kiếm khách hàng mới, doanh số kỷ lục mang lại ở công ty cũ…

Năm 2020 vừa khép lại trong niềm vui sống sót lẫn nỗi lo vẫn y nguyên đầu năm. Nhưng cũng như việc chính quyền tái kích hoạt quy trình phòng chống COVID, mỗi khi phát hiện ca dương tính mới, khó rồi cũng quen, khó ta khó người. Nếu thích dễ, kiếm được tiền nhanh, không ai đi làm sản xuất. ■