Để việc 'giải quyết thủ tục hành chính phi địa giới' đi vào thực chất

Trong chuyến khảo sát về cung cấp dịch vụ công trực tuyến ở huyện đảo Phú Quý (Bình Thuận), tôi nghe kể nhiều người dân ở đảo bỏ nhận trợ cấp thất nghiệp. Hỏi ra mới biết thủ tục nhận trợ cấp thất nghiệp thuộc thẩm quyền của UBND tỉnh, người dân phải đi tàu thủy từ đảo vào Phan Thiết, rồi tiền ăn uống để chờ làm thủ tục…, cộng lại bằng tiền trợ cấp. Tương tự, ở nhiều địa phương, người dân ngại đi làm thủ tục hành chính vì chi phí liên quan như đi lại, lưu trú… quá cao.

Để người dân làm thủ tục hành chính thuận lợi hơn, nhiều địa phương đã sớm triển khai phương thức giải quyết thủ tục hành chính không phân biệt địa giới hành chính (gọi là phi địa giới).

Nhiều trục trặc với mô hình phi địa giới

Tính đến cuối năm 2023, có 8 bộ ngành và 29 tỉnh thành áp dụng phương thức giải quyết thủ tục hành chính phi địa giới. Theo đó, người dân có thể nộp hồ sơ và nhận kết quả ở bất kỳ nơi nào thuận tiện. Ví dụ ở tỉnh Đồng Nai, người dân có đất ở huyện Long Thành, Nhơn Trạch có thể nộp hồ sơ ở chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai TP Biên Hòa cho tiện đường; hoặc người dân có nhà, đất tọa lạc ở Biên Hòa có thể nộp hồ sơ đăng ký tại chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai huyện Vĩnh Cửu để tránh đông đúc, quá tải. Công dân Việt Nam có thể làm thủ tục cấp đổi giấy phép lái xe ở bất cứ tỉnh thành nào không phụ thuộc nơi cấp ban đầu hay địa chỉ thường trú.

Nếu thực hiện thành công, việc giải quyết thủ tục hành chính phi địa giới giúp tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí cho người dân, doanh nghiệp. Thay vì phải quay về nơi cư trú, nơi đăng ký hoạt động kinh doanh, hoặc phải đến trụ sở cơ quan có thẩm quyền để thực hiện thủ tục, họ có thể nộp hồ sơ và nhận kết quả tại nơi gần nhất. Điều này đặc biệt hữu ích đối với người dân ở miền núi, hải đảo, hoặc các tỉnh, thành phố có diện tích lớn, những người làm việc xa nơi cư trú, thường xuyên di chuyển từ tỉnh này sang tỉnh khác. Bên cạnh đó, giải quyết thủ tục hành chính phi địa giới còn giúp Nhà nước phân bổ đều khối lượng công việc, giảm bớt áp lực cho các đơn vị ở thành phố lớn hoặc trung tâm hành chính cấp tỉnh.

Mặc dù việc giải quyết thủ tục hành chính phi địa giới mang lại nhiều lợi ích, nhưng vẫn còn đó những trở ngại thực tế khiến dịch vụ công chưa thể vượt khỏi địa giới hành chính. Nhiều địa phương triển khai phương thức này không đạt hiệu quả. Có nơi, loại thủ tục hành chính áp dụng giải quyết phi địa giới không phổ biến nên số lượng hồ sơ không nhiều, một số nơi lại vướng mắc về quy trình, thu phí, lệ phí. Bên cạnh đó, nhiều địa phương triển khai giải quyết thủ tục hành chính phi địa giới nhưng cán bộ từ chối tiếp nhận hồ sơ vì làm tăng thêm lượng công việc khá lớn cho công chức cấp huyện, cấp xã, trong khi điều kiện làm việc của họ không được cải thiện.

Một khó khăn nữa khi giải quyết thủ tục hành chính phi địa giới là cơ sở hạ tầng công nghệ số của các địa phương chưa đồng bộ. Hệ thống quản lý hồ sơ và dữ liệu giữa các tỉnh, thành phố hoặc giữa cấp tỉnh với cấp huyện chưa liên thông hoàn chỉnh nên xử lý hồ sơ gặp khó khăn. Bên cạnh đó, các địa phương và bộ, ngành chưa quan tâm đến vấn đề bảo vệ dữ liệu cá nhân của người dùng. Kết quả rà soát 63 cổng dịch vụ công cấp tỉnh năm 2024 cho thấy phần lớn các cổng dịch vụ công thiếu những tính năng, công cụ cơ bản để bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Ở một số nơi, mặc dù áp dụng phương thức giải quyết hồ sơ hành chính phi địa giới nhưng cách tổ chức vẫn chưa vượt khỏi tư duy truyền thống. UBND cấp huyện được ủy quyền tiếp nhận, giải quyết hồ sơ hành chính của cấp tỉnh nhưng người dân phải nộp hồ sơ tại một trụ sở vật lý nằm trong một địa bàn, địa giới nhất định. Ở một số trung tâm phục vụ hành chính công cấp tỉnh (được coi là mô hình thành công) thì các sở phải đưa cán bộ đến để tiếp nhận hồ sơ, trả hồ sơ; còn người dân vẫn phải đến trung tâm này để nộp hồ sơ, nhận kết quả nên di chuyển xa, tốn thời gian, tiền bạc.

Những vấn đề phải giải quyết

Để đáp ứng đúng mục đích, đạt hiệu quả của việc giải quyết thủ tục hành chính phi địa giới thì mô hình này nên áp dụng ở những khu vực xa xôi, đi lại khó khăn như miền núi, hải đảo, các thành phố lớn, các tỉnh có diện tích rộng. Để tránh lãng phí nguồn lực, các thủ tục áp dụng giải quyết hồ sơ phi địa giới phải là thủ tục được nhiều người dân sử dụng như: lý lịch tư pháp, giấy phép lái xe, các thủ tục thuộc lĩnh vực tư pháp, hộ tịch. Các thủ tục ủy quyền cho cấp xã nên có thành phần hồ sơ đơn giản, cho phép công chức, viên chức dễ dàng tiếp nhận, số hóa hồ sơ đầu vào để chuyển xử lý. Đồng thời các địa phương cần khắc phục những vướng mắc về thẩm quyền, quy trình, thủ tục giữa các cấp như tỉnh với huyện, huyện với xã.

Để mô hình giải quyết hồ sơ hành chính phi địa giới thành công, các địa phương cần có cơ chế khuyến khích, tạo động lực cho công chức, viên chức cấp huyện, cấp xã tiếp nhận, xử lý, trả kết quả. Các cán bộ tham gia giải quyết hồ sơ phi địa giới hành chính phải được tập huấn chuyên môn đến nơi đến chốn. Nơi nào giải quyết được nhiều hồ sơ sẽ được hưởng phần trăm phí và lệ phí liên quan…

Từ thực tế ở TP Đà Nẵng, Đồng Nai, Quảng Ninh cho thấy hệ thống dữ liệu sạch, liên thông giữa các bộ ngành, địa phương có ý nghĩa tiên quyết đối với giải quyết thủ tục hành chính phi địa giới. Cần đảm bảo mọi dữ liệu và hồ sơ hành chính được lưu trữ và xử lý trên cùng một hệ thống giúp tăng tính nhất quán và hiệu quả trong quá trình xử lý thủ tục. Chẳng hạn, dữ liệu dân cư và bảo hiểm xã hội liên thông, người dân chỉ cung cấp thông tin một lần, các thông tin đó được sử dụng lại khi dân đăng ký bảo hiểm, xin cấp giấy phép lao động, hưởng trợ cấp xã hội… ở bất cứ nơi đâu.

Việc bảo vệ dữ liệu cá nhân là yếu tố cốt lõi để đảm bảo niềm tin của người dân vào các hệ thống quản lý hành chính công. Trước hết, các cổng dịch vụ công phải có những tính năng, công cụ bảo vệ dữ liệu cá nhân, có chính sách quyền riêng tư chuẩn mực, có chức năng để người dùng thể hiện ý chí cho phép hay không cho phép sử dụng dữ liệu cá nhân của họ... Ở cấp độ cao hơn, hệ thống quản trị số phải tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật, có biện pháp mã hóa và xác thực nhiều lớp để bảo vệ dữ liệu người dùng khỏi các rủi ro về an ninh mạng.

Công nghệ số xóa bỏ ranh giới hành chính

Tư duy quản trị số trong giải quyết thủ tục hành chính đề cập đến việc ứng dụng công nghệ số vào quá trình quản lý và điều hành nhằm tối ưu hóa các quy trình hành chính công. Công nghệ số "xóa nhòa" ranh giới hành chính nên những yêu cầu về giấy tờ, thủ tục, trình tự thực hiện không còn cần thiết. Tư duy số đòi hỏi thu hẹp đi đến xóa bỏ hoàn toàn các thủ tục hành chính yêu cầu người dân có mặt trực tiếp.

Số hóa các quy trình, thủ tục hành chính là bước đầu tiên và nền tảng của tư duy quản trị số. Thay vì giải quyết thủ tục hành chính trên giấy trắng mực đen thì cán bộ sẽ xử lý hồ sơ dưới dạng kỹ thuật số. Tư duy quản trị số khuyến khích các cơ quan hành chính liên thông, tích hợp hệ thống quản lý và dữ liệu để phục vụ người dùng một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn. Việc thu thập, khai thác, phân tích dữ liệu giúp chính quyền điều chỉnh chính sách và quy trình phù hợp. Chẳng hạn, dữ liệu về thời gian xử lý hồ sơ của các cơ quan hành chính giúp đánh giá hiệu quả làm việc, phát hiện điểm nghẽn và tối ưu hóa quy trình.

Tư duy quản trị số trong giải quyết thủ tục hành chính còn bao gồm việc tự động hóa các bước quy trình và ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) để xử lý các tác vụ phức tạp về kỹ thuật, xét duyệt các hồ sơ có tính chất lặp lại như cấp phép xây dựng nhà ở, cấp giấy phép kinh doanh… giúp tiết kiệm thời gian cho cả cơ quan và người dân.

Tư duy quản trị số cộng với những điều kiện cần và đủ khác (khuôn khổ chính sách, cơ sở hạ tầng - công nghệ, con người), mô hình lý tưởng là cung cấp dịch vụ công trực tuyến hoàn toàn trên nền tảng dịch vụ công quốc gia duy nhất. Lúc đó, mọi ranh giới về địa lý, thẩm quyền về thủ tục hành chính đều bị xóa bỏ, người dùng có thể được cung cấp dịch vụ công bất kỳ ở đâu thuận lợi cho mình. Phi địa giới hành chính thực sự sẽ trở thành hiện thực.

■