Tha thứ cho những hộp thư ùn ứ

 

Trả lời email, xét về mặt kỹ thuật, chẳng phải là chuyện gian nan như thuở chú bé đưa thư “vụt qua mặt trận, đạn bay vèo vèo”. Ấy thế mà, về mặt tâm lý, nghĩa vụ hồi âm của thế kỷ 21 có thể gây ngao ngán đến nỗi thư từ ùn ứ và mốc meo trong “hộp thư đến” của không ít người.

Người viết hiện có 127 email chưa đọc trong hộp thư cá nhân (và đây chưa phải là con số kỷ lục), bao gồm bản tin định kỳ của các tổ chức, điểm tin từ các tạp chí, lời thăm hỏi của anh A, bài than thở của chị B, và cả chuyện gì đấy của một ai đó quên giới thiệu tên… Tất cả đều được gắn nhãn cẩn thận và đều chờ được hồi âm. 

Khổ chủ đã đọc qua kha khá trong số đó nhưng vẫn “đánh dấu là chưa đọc” và tự nhủ sẽ xử lý sau; với ngần ấy thời gian đọc, sẽ chẳng còn chút sức lực nào để mở tiếp chỗ thư còn lại.

Trả lời một email có khó gì cho cam. Ta đọc thư rồi click vào nút “trả lời”, lách cách gõ phím, lướt nhìn màn hình lần nữa và cuối cùng là bấm “gửi”. Vậy, điều gì đã làm khó nhiều người trong chúng ta? 

Theo tiến sĩ Lee Hadlington, chuyên gia môn “tâm lý trong không gian mạng” tại ĐH Nottingham Trent (Anh), nguyên nhân là chuyện trao đổi thư từ qua email đã đi từ một quá trình không đồng bộ - tức sẽ có độ trễ giữa việc gửi email và nhận phản hồi - sang một quá trình có bản chất đồng bộ. Sự biến đổi này khiến chúng ta luôn chịu áp lực phải sẵn sàng có câu trả lời và phản hồi email một cách nhanh chóng, dẫn đến trì hoãn.

Ngoài ra, chúng ta đang có thói quen kiểm tra email mọi lúc mọi nơi nhờ có chiếc điện thoại, ngay cả khi hoàn cảnh không thuận lợi cho việc soạn thư trả lời. 

“Các thông báo từ email làm gián đoạn dòng chảy công việc hằng ngày của chúng ta, và nghiên cứu đã cho thấy rằng công việc bị gián đoạn sẽ mất nhiều thời gian để hoàn thành hơn” - TS Hadlington nói với tạp chí Newstatesman. 

Trong một thế giới mà người ta thăm dò ý nhau qua mấy dấu chấm than, vẫn còn nhiều yếu tố tâm lý khác khiến việc hồi âm email trở thành những nhiệm vụ “khó nuốt”. Viết như vậy đã đủ lịch sự chưa? Trưởng phòng kế toán kết thư bằng câu “chúc vui” là ý gì? Đến cuối ngày, “hộp thư đến” ùn ứ hơn hôm qua cũng là một kiểu áp lực.

May mắn thay, từ năm 2015, chương trình podcast Reply All đã đưa ra một sáng kiến dí dỏm nhằm xoa dịu những ai thuộc cảnh ngộ trên: Ngày tha thứ nợ email (Email Debt Forgiveness Day). 

Thông điệp của ngày này là: “Nếu bạn muốn trả lời một email nhưng luôn cảm thấy không thoải mái để gửi, bạn có thể gửi nó đi vào ngày 30-4 mà không cần phải xin lỗi hay giải thích về sự chậm trễ… Cùng nhau, tất cả chúng ta có thể làm cho hộp thư đến của mình bớt căng thẳng hơn”. 

“Tôi tin rằng tinh thần tha thứ của ngày lễ này - cho bản thân và cho người khác - không nên bị giới hạn trong một ngày mỗi năm. Sự thật là trao đổi email rất khó” - tác giả Sarah Todd bình luận trên Quartz. 

Cây bút này cũng cho rằng cần phải thay đổi các “nghi thức email” hiện nay. Todd gợi ý tham khảo đề xuất của Melissa Dahl trên Tạp chí New York: dẹp bỏ thói quen xin lỗi vì chậm phản hồi email. 

Ta có thể cảm thấy trách nhiệm phải trả lời ngay lập tức, nhưng người gửi thường không cần hồi âm nhanh như chớp (đôi khi, cũng có nghĩa là đã đến lượt phản hồi của họ). 

Thậm chí, tác giả Jocelyn K. Glei của cuốn sách Unsubscribe (tạm dịch: Hủy đăng ký) còn kêu gọi độc giả hãy ngừng tự gây áp lực cho bản thân vì họ chẳng cần phải trả lời đầy đủ tất cả email gửi đến.

Thế nhưng, nếu đó là email từ những người mà ta quan tâm, trân quý thì sao? Hay khi ta thật muốn gửi email cảm ơn một ai đó nhưng cứ mãi trì hoãn? Sarah Todd chia sẻ không có giải pháp nào ngoài việc “hãy chấp nhận rằng hầu hết chúng ta đều là những con người đầy khiếm khuyết… và đôi khi để trôi mất một số thứ”. 

Hãy độ lượng với những hồi âm đến muộn. Nếu có một việc thật sự quan trọng và cần trả lời ngay, nhắn tin và gọi điện thoại lâu nay vẫn là thượng sách. Còn không, khi số báo này đến tay bạn đọc, vẫn còn kịp để hưởng ứng Ngày tha thứ nợ email, trả lời nốt những thư đánh dấu “sẽ hồi âm” mà ta đã “ngâm” từ khá lâu.■