Thảm họa bảng tính và người hùng Excel

Ảnh: The Telegraph

David Lyford-Smith là một chuyên gia, hay “chiến binh Excel chuyên giải cứu thế giới khỏi những thảm họa trên bảng tính” theo cách gọi của tạp chí Wired. Trong lần ra tay gần nhất, anh được nhờ kiểm tra bảng lương của một nhân viên mới, trong đó có con số 40.335 mà bộ phận trả lương không biết là từ đâu ra. 

Họ đoán đó có thể là số tiền thưởng của anh này, tức 40.335 bảng Anh. May là họ đã tham vấn Lyford-Smith trước khi thực chi, anh nhận ra ngay đó là chuỗi ngày tháng chưa được định dạng trong Excel. Đó là ngày anh kia vào làm chứ chẳng có tiền thưởng gì cả.

Với Excel, không rõ mà suy đoán kiểu như thế có thể dẫn đến cái giá phải trả đắt đỏ. Vì thế mà có hẳn một cộng đồng trực tuyến, gồm các nhân viên kế toán, kiểm toán và những người “trùm” Excel, cùng chung tay “trong một cuộc chiến thầm lặng chống lại những công thức phi logic, các lỗi cắt-dán và những sự lộn xộn về tính toán khiến dữ liệu tan tác” - Wired viết.

Lỗi trên Excel không chừa một ai. Đầu tháng 10, chính phủ Anh dính đòn khi 16.000 ca được xác nhận nhiễm COVID-19 không được cập nhật vào chương trình truy dấu tiếp xúc, vì bảng tính Excel dùng để lưu thông tin vượt quá dung lượng cho phép.

Một ngân hàng khi thẩm định thương vụ Tesla mua lại Solar City định giá công ty năng lượng mặt trời này thấp hơn giá trị thật đến 400 triệu USD vì sai công thức Excel, “lỡ” đếm số nợ của hãng này đến hai lần.

Thực tế cho thấy sai sót trên Excel rất phổ biến. Các nhà nghiên cứu cho rằng hơn 90% các bảng tính Excel có lỗi, và một nửa các bảng tính mẫu được các doanh nghiệp sử dụng là có vấn đề. Trên thế giới có khoảng 750 triệu người dùng Excel, và nếu áp các tỉ lệ này vào thì số lượng lỗi nhiều vô kể.

Vì thế mà những người như Lyford-Smith thật sự là cứu tinh cho bất kỳ ai phải dùng Excel trong công việc, cả người dùng cá nhân lẫn các doanh nghiệp, tổ chức và chính phủ.

Những chiến binh Excel cũng giống những người chuyên tìm và vá, phát hiện và cảnh báo các lỗi bảo mật máy tính hay trên Internet. Họ có xuất thân đa dạng, nhưng nhiều người có khởi đầu là dân kế toán, kiểm toán, những nghề phải làm việc nhiều với Excel. Họ tự học, tự mài giũa kỹ năng, và bắt đầu đạt đến trình độ “thấy những vấn đề mà người thường chúng ta không thấy”.

Các cộng đồng người hùng Excel chia sẻ bí quyết, trao đổi tài liệu, kinh nghiệm thực tế qua các diễn đàn, trang web hay email. Có nhóm còn tổ chức hội thảo ngoài đời thực.

Nhiều chiến binh Excel là những chuyên gia thực thụ, như Lyford-Smith là giám đốc kỹ thuật của Viện Kế toán công chứng Anh và Xứ Wales. Nhiều trong số họ thành lập và điều hành các công ty chuyên giúp các khách hàng - bao gồm các nhà băng lớn, công ty đa quốc gia, các cơ quan quản lý - kiểm tra và quản lý các cơ sở dữ liệu quy mô lớn bằng Excel.

“Người ta sẽ trả tiền cho chúng tôi vì họ nghĩ đại loại rằng trước khi làm một dự án triệu đô thì cũng nên bảo đảm các con số đều đúng cả” - chuyên gia Excel Kenny Whitelaw-Jones, nhà sáng lập Hãng tư vấn Gridlines, tiết lộ.

Và cũng như trong lĩnh vực bảo mật, công việc của những người hùng Excel rất thầm lặng, và những cảnh báo của họ thường bị phớt lờ vì ai cũng nghĩ “chắc nó chừa mình ra”. Một số lãnh đạo doanh nghiệp khi được báo cáo bảng tính có vấn đề thì thường nghĩ chỉ có hai giải pháp: nhắm mắt xài tiếp hoặc tốn tiền nâng cấp, mua phần mềm mới.

Các chuyên gia Excel cho thấy còn một giải pháp khác: chỉnh sửa các bảng tính Excel trước khi quá muộn với cái giá chắc chắn sẽ ít hơn thiệt hại nếu cứ nhắm mắt làm ngơ.

Có hàng tá thứ dẫn đến lỗi, từ sai sót nhập liệu và lập trình đến lỗi logic, chẳng hạn tính toán trên doanh thu thay vì lợi nhuận. Những lỗi logic rất khó phát hiện nếu không am hiểu lĩnh vực, vì thế ngoài kiến thức thượng thừa về Excel, cần có thêm nhiều hiểu biết khác mới có thể làm chuyên gia giải cứu bảng tính.

Đã có nhiều sự cố liên quan đến Excel, phải chăng giải pháp quản lý dữ liệu rẻ tiền này là không đáng tin cậy? Theo Lyford-Smith, bảng tính không có lỗi mà lỗi là do con người. “Excel phổ biến và dễ tiếp cận khắp toàn cầu. Người ta vẫn sẽ tiếp tục dùng nó và các vấn đề thường không phải về hệ thống mà là vấn đề về quản lý và rủi ro” - anh nói với Wired.

Tóm lại thì trừ phi chúng ta thạo Excel hơn, vẫn cần có người bảo vệ thế giới khỏi thảm họa do những bảng tính thiết kế tồi gây nên.■